Gardez le fil de vos baux, sans tableur parallèle
Bail initial, avenants, échéances. Docform structure votre gestion immobilière et met les informations à disposition du juridique, de l’asset management et de la comptabilité.
Vos modèles, votre cadre
Baux, avenants et courriers partent de modèles que vous contrôlez : champs dynamiques, clausier, circuits d’approbation.
Tous vos baux, même les anciens
Importez des PDF, y compris scannés : l’OCR et l’IA extraient les informations clés de votre patrimoine historique.
Un bail, tous les métiers
Juridique, asset management et comptabilité interviennent sur le même dossier, avec des droits d’accès par rôle. Une seule version, un seul historique.
Ce que vous faites concrètement avec Docform
Les fonctionnalités de Docform qui répondent à ces besoins, telles qu’elles existent dans l’application.
Fiche et historique du bail
Chaque bail vit dans un dossier : contrat initial, avenants, actes et courriers restent attachés. Vous voyez l’essentiel et l’évolution dans le temps, sans reconstituer le fil à la main.
- Un dossier par bail, avec les documents liés
- Versions, commentaires et validations historisés
- PDF scannés rendus exploitables par l’OCR
Échéances et pilotage du parc
Congé, renouvellement, terme : les dates clés sont visibles, filtrables et font l’objet de rappels. Chaque métier suit ce qui le concerne, depuis le tableau de bord ou un filtre enregistré.
- Rappels sur date de fin, date de préavis ou date fixe
- Listes par équipe, par statut ou par date
- Tableau de bord composable pour le parc en cours
Génération depuis vos propres modèles
Docform produit le document à partir de vos modèles : baux, avenants, courriers. Les champs et les clauses s’adaptent à chaque situation, sans copier-coller.
- Champs, variables et blocs conditionnels
- Circuits d’approbation sans code
- Signature électronique intégrée, conforme au cadre eIDAS
Des données exploitables, pas un tableur parallèle
Loyer, indice, surface, destination, dates clés : vous les stockez en attributs, vous les extrayez d’un PDF importé, vous les filtrez. Le bail redevient une source de vérité pour le juridique, l’asset management et la comptabilité.
- Attributs personnalisés adaptés à votre parc
- Extraction assistée par IA sur les documents importés
- Filtres enregistrés et export Excel ou CSV
Ce que la gestion d’un parc exige du contrat
Des baux qui durent, des dates partagées, des archives hétérogènes.
Des baux longs et évolutifs
Un bail accumule avenants, courriers et révisions sur des années. Sans dossier unique, l’état réel du contrat se reconstitue à chaque question.
Des échéances partagées entre plusieurs équipes
Congé, renouvellement, terme : chaque métier doit voir les dates qui le concernent, et agir à temps, sans tableur concurrent.
Un patrimoine documentaire éclaté
Baux récents, actes anciens, Word, PDF, scans. Les informations sont éparses, parfois perdues, et longues à retracer.
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Comment digitaliser la gestion des baux commerciaux ?
Vous partez de vos modèles, vous générez le bail, vous le faites valider puis signer électroniquement. Une fois en vigueur, le dossier conserve le contrat, ses avenants et ses échéances au même endroit.
Quels documents immobiliers peut-on gérer dans Docform ?
Tout ce que vous standardisez en modèle : baux, avenants, courriers et pièces liées. Les documents existants s’importent en PDF, y compris scannés.
Comment suivre les échéances d’un bail (congés, renouvellements) ?
Les dates clés sont portées par le contrat. Vous les filtrez, les affichez au tableau de bord et programmez des rappels vers les équipes concernées avant l’échéance.
Comment centraliser un bail et ses avenants ?
Chaque bail vit dans un dossier : contrat initial, avenants, actes et pièces associées. Toute la vie du bail se relit depuis le même espace, avec l’historique des versions.
Peut-on exploiter des baux scannés ou des PDF anciens ?
Oui. Docform importe les PDF, y compris scannés : l’OCR rend le texte lisible et l’IA propose les informations utiles, que vous validez avant de les enregistrer.
Comment partager les informations avec la comptabilité et l’asset management ?
Les droits d’accès se règlent par rôle et par dossier. Chaque métier voit le bail, les dates et les attributs qui le concernent, sans multiplier les copies ni les exports manuels.
Structurez votre parc immobilier
Une démonstration sur la centralisation de vos baux, avenants et échéances.