Tous vos documents au même endroit, et à jour
Générez vos documents depuis des modèles validés. Collectez les informations par questionnaire. Faites signer électroniquement. Chaque dossier reste complet et retrouvable.
Une seule source de vérité
Dossiers, catégories et attributs : chaque document est classé une fois, et retrouvé par tous ceux qui y ont droit.
Moins d’allers-retours par e-mail
Questionnaires, circuits de validation et rappels d’échéance remplacent une bonne part des relances manuelles.
Des dossiers complets
Le document, ses pièces jointes, ses versions et son historique vivent ensemble, dans le même dossier.
Ce que vous faites concrètement avec Docform
Les fonctionnalités de Docform qui répondent à ces besoins, telles qu’elles existent dans l’application.
Génération depuis vos modèles
Attestations, courriers, conventions, contrats de prestation : vous remplissez quelques champs, Docform produit le document complet à partir du modèle validé.
- Champs et blocs de clauses conditionnels
- Création en masse depuis un fichier Excel
- Mise en forme conservée d’un document à l’autre
Collecte d’informations par questionnaire
Un questionnaire envoyé au tiers ou au collaborateur recueille les informations nécessaires, sans pièce jointe égarée dans une boîte mail.
- Questionnaire envoyé directement au destinataire
- Accès sécurisé par code
- Champs du document alimentés par les réponses
Validations et signature électronique
Les circuits d’approbation se paramètrent sans code : qui valide, et selon quel mode. Une fois validé, le document part en signature électronique intégrée et revient signé, avec son dossier de preuve.
- Trois modes d’approbation, sans développement
- Signature électronique conforme au cadre eIDAS
- Document signé et dossier de preuve conservés
Classement, recherche et échéances
La contrathèque range tout ce qui est produit et tout ce qui est importé. Vous filtrez par catégorie, statut, contrepartie ou date, vous enregistrez vos filtres, et les rappels partent avant l’échéance.
- Filtres enregistrés et tableau de bord composable
- PDF scannés rendus exploitables par l’OCR
- Rappels d’échéance et suivi des renouvellements
Le quotidien administratif sans outil commun
Des documents partout, des pièces qui manquent, des validations difficiles à suivre.
Des documents éparpillés
Boîtes mail, disques partagés, classeurs : le même document existe en plusieurs versions, et personne ne sait laquelle fait foi.
Des informations qui tardent
Coordonnées, justificatifs, attestations : la collecte se fait à la relance, dossier par dossier, et retarde des procédures entières.
Des validations impossibles à suivre
Qui doit signer, qui a déjà validé, où est le dossier ? Sans circuit défini, l’information se reconstitue à chaque question.
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Comment centraliser les documents administratifs d’une organisation ?
Chaque document vit dans un dossier de la contrathèque, avec sa catégorie, ses attributs et ses pièces liées. Les documents existants s’importent en PDF, y compris scannés.
Peut-on collecter des informations sans échanger de mails ?
Oui. Un questionnaire est envoyé au destinataire, qui y accède par code sécurisé ; ses réponses peuvent alimenter les champs du document.
Comment faire valider un document par plusieurs personnes ?
Vous définissez un circuit d’approbation sans code : les validateurs et le mode (au moins une approbation, toutes, ou toutes dans l’ordre). Chacun est notifié à son tour, et l’état d’avancement reste visible.
La signature électronique de Docform est-elle conforme ?
Docform intègre une signature électronique conforme au cadre eIDAS. Les signataires sont authentifiés par un code à usage unique, et un dossier de preuve est associé au document signé.
Comment anticiper une échéance administrative ?
Les dates clés sont portées par le document. Vous programmez un rappel sur la date de fin, une date fixe ou un attribut, et vous les suivez au tableau de bord.
Qui peut voir quels documents ?
Les droits se règlent par rôle et par dossier. Un document sensible n’est visible que des personnes concernées, et les modifications sont historisées.
Reprenez la main sur vos documents administratifs
Une démonstration sur la centralisation de vos dossiers et de vos circuits de validation.