Un logiciel de contrathèque pour retrouver et suivre chaque contrat
Vos contrats dorment entre serveurs, boîtes e-mail et outils de signature. Docform les réunit dans un référentiel unique, avec leurs données clés et leurs droits d’accès.
Tous vos contrats au même endroit
Contrats signés, versions et avenants sont rangés dans des dossiers, avec des tags et des statuts.
Des données plutôt que des fichiers
Parties, dates, durée et préavis deviennent des informations que vous pouvez filtrer et exporter.
Des échéances qui ne dépendent plus de la mémoire
Un rappel sur la date de préavis vous laisse le temps de décider avant le renouvellement.
Ce que vous faites concrètement avec Docform
Les fonctionnalités de Docform qui répondent à ces besoins, telles qu’elles existent dans l’application.
Reprendre vos contrats existants
Vous n’avez pas à repartir de zéro. Importez vos contrats en masse : l’OCR rend lisibles les PDF scannés, et chaque document rejoint son dossier.
Extraire les données clés avec l’IA
L’IA lit chaque contrat et propose ses parties, ses dates, sa durée et son préavis. Vous voyez le passage d’où vient chaque valeur, et vous validez.
Retrouver un contrat en quelques secondes
Cherchez dans le texte des contrats, filtrez par contrepartie, statut, date ou attribut, et enregistrez vos filtres. Le portefeuille s’exporte en Excel ou en CSV.
Décider qui voit quoi
Les droits et les rôles déterminent qui consulte et modifie chaque contrat. L’historique des versions et le journal d’audit retracent les actions réalisées.
Anticiper les échéances
Programmez un rappel sur la date de fin, la date de préavis ou un attribut personnalisé. Il part vers les participants du document ou vers les personnes que vous désignez.
Pourquoi une contrathèque ne reste pas à jour
Le problème vient rarement du rangement. Il vient de tout ce qui se passe après la signature.
Le contrat signé ne revient pas au bon endroit
Il reste dans une boîte e-mail ou dans l’outil de signature, et le dossier partagé n’est plus complet.
Les données clés sont tenues à part
Un tableur reprend les dates à la main. Il s’éloigne des contrats dès que personne n’a le temps de le mettre à jour.
Personne ne sait quelle version fait foi
Entre les copies et les avenants, retrouver le texte applicable demande de demander autour de soi.
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Qu’est-ce qu’une contrathèque ?
C’est le référentiel centralisé des contrats d’une entreprise : chaque contrat, sa version applicable, ses avenants et ses données clés, accessibles selon des droits définis.
Quelle différence avec une GED ou un serveur partagé ?
Une GED et un serveur partagé classent des fichiers. Une contrathèque connaît aussi le contenu du contrat : ses parties, ses dates et son préavis. Vous pouvez alors filtrer votre portefeuille et programmer des rappels.
Comment reprendre les contrats que nous avons déjà ?
Vous les importez en masse dans Docform. L’IA propose ensuite les données de chaque contrat, et votre équipe les valide.
Peut-on importer des contrats scannés ?
Oui. L’OCR rend lisibles les PDF scannés avant l’extraction. Comme pour tout contrat importé, les données proposées par l’IA restent à valider.
Peut-on limiter l’accès à certains contrats ?
Oui. Les droits et les rôles déterminent qui consulte et modifie chaque contrat, et le journal d’audit retrace les actions réalisées.
Où sont hébergés les contrats ?
Vos contrats sont hébergés en France. Le Trust Center de Docform précise le périmètre et la liste des sous-traitants.
Peut-on récupérer nos données contractuelles ?
Oui. Vous pouvez exporter votre portefeuille de contrats et ses données en Excel ou en CSV.
Voyez vos contrats réunis dans Docform
Une démonstration de la contrathèque et de l’extraction par l’IA, à partir de vos cas.