Gardez le fil de chaque contrat, jusqu’à son échéance
Chaque contrat porte son statut et ses dates clés. Les rappels partent avant le préavis. Toute l’équipe travaille sur la même contrathèque.
Un statut pour chaque contrat
Rédaction, négociation, approbation, signature, en vigueur : l’état de chaque contrat est visible.
Des préavis anticipés
Un rappel sur la date de préavis vous laisse le temps de décider avant une reconduction tacite.
Une contrathèque organisée
Dossiers, tags, statuts et filtres enregistrés : vous retrouvez les contrats selon vos critères.
Ce que vous faites concrètement avec Docform
Les fonctionnalités de Docform qui répondent à ces besoins, telles qu’elles existent dans l’application.
Un tableau de bord à votre mesure
Composez votre page d’accueil par widgets : contrats en attente, échéances, filtres enregistrés. Chaque membre de l’équipe suit ce qui le concerne.
Contrathèque organisée
Dossiers, catégories, tags et attributs personnalisés : votre portefeuille contractuel est structuré, filtrable et exportable en Excel ou CSV.
Retrouver un contrat par critères
Filtrez par contrepartie, statut, date ou attribut, ou demandez à l’assistant IA de retrouver les contrats qui répondent à vos critères. Les PDF scannés importés sont rendus lisibles par l’OCR.
Rappels d’échéance paramétrables
Programmez un rappel sur la date de fin, la date de préavis, une date fixe ou un attribut personnalisé. Il part vers les participants du document ou vers les personnes que vous désignez.
Pourquoi une échéance se rate
Un contrat oublié se rappelle toujours à vous au mauvais moment.
Les dates vivent ailleurs que dans le contrat
Un tableur tenu par une personne, un rappel dans un agenda : la date survit rarement à un changement de poste.
Le préavis se découvre trop tard
La reconduction tacite a joué, et la discussion s’ouvre avec une période de contrat supplémentaire sur la table.
Personne n’est nommément responsable
Chacun pense que l’autre suit l’échéance, et le contrat se prolonge sans décision.
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Comment ne pas subir une tacite reconduction ?
Pour chaque contrat, vous indiquez le type de renouvellement (aucun, tacite ou exprès), la date de fin et le préavis. Vous programmez ensuite un rappel sur la date de préavis, avec l’avance de votre choix. Il part vers les participants du document ou vers les personnes désignées, qui ont le temps de dénoncer ou de renégocier.
Peut-on suivre des contrats signés ailleurs ?
Oui. Un PDF, même scanné, s’importe dans la contrathèque : l’OCR le rend lisible, et l’IA propose ses dates et ses parties, que vous validez.
Qui reçoit les rappels d’échéance ?
Vous choisissez à la création du rappel : les participants du document, ou des utilisateurs précis. Le rappel peut aussi être envoyé par e-mail.
Comment voir tous les contrats qui arrivent à terme ?
Vous enregistrez un filtre par date de fin, statut ou contrepartie, et vous l’affichez sur votre tableau de bord.
Que se passe-t-il après la signature ?
Le contrat rejoint son dossier avec ses avenants et ses pièces ; l’historique et les échéances vivent au même endroit jusqu’à son terme.
Gardez chaque contrat à l’œil
Une démonstration du suivi des échéances et de la contrathèque, avec vos propres cas.