Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

Le responsable des traitements décrits dans la présente politique est la société SMRJ (Docform), SAS au capital de 12 100 €, dont le siège social est situé 15 boulevard Aristide Briand, 91600 Savigny-sur-Orge, France, immatriculée au RCS d’Évry sous le numéro 921 041 653 (voir nos mentions légales).

2. Données que nous collectons

Selon votre usage du site et du service, nous traitons :

• Données de contact et de prospection : identité, adresse e-mail professionnelle, société et message, lorsque vous remplissez notre formulaire de contact ou demandez une démonstration.
• Données de compte : identité, adresse e-mail professionnelle, rôle et préférences, lorsqu’un compte utilisateur est créé sur la plateforme.
• Données d’utilisation : journaux techniques et traces d’activité (connexions, actions significatives) nécessaires à la sécurité et à l’auditabilité du service.
• Données de navigation : cookies et traceurs, dans les conditions décrites à la section 9.

3. Finalités et bases légales

Ces données sont traitées pour :

• Fournir le service et gérer les comptes : exécution du contrat ;
• Répondre à vos demandes de contact ou de démonstration : mesures précontractuelles et intérêt légitime ;
• Assurer la sécurité, la traçabilité et la prévention des abus : intérêt légitime et obligations légales ;
• Améliorer le site et mesurer son audience : consentement, lorsque des traceurs non essentiels sont utilisés ;
• Respecter nos obligations légales et comptables : obligation légale.

4. Données traitées pour le compte de nos clients

Les documents, contrats et données que nos clients importent ou créent dans Docform peuvent contenir des données personnelles (par exemple l’identité d’un signataire). Pour ces traitements, le client demeure responsable de traitement et Docform agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD : nous ne traitons ces données que sur instruction du client, pour les besoins du service, et dans le cadre de l’accord de traitement des données conclu avec lui. Docform n’utilise pas le contenu des documents de ses clients à des fins commerciales.

5. Destinataires et hébergement

Les données sont accessibles aux seules équipes habilitées de Docform et à nos prestataires techniques, dans la limite de leurs missions. Le service est hébergé en France (Union européenne) par Microsoft France (Microsoft Azure). Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles. Si un prestataire venait à opérer un transfert de données en dehors de l’Union européenne, celui-ci serait encadré par les garanties prévues au chapitre V du RGPD (décision d’adéquation ou clauses contractuelles types).

6. Durées de conservation

• Prospects : 3 ans après le dernier contact de votre part.
• Comptes clients : pendant la durée de la relation contractuelle, puis suppression ou archivage conformément aux obligations légales applicables.
• Journaux techniques : durée limitée, proportionnée aux besoins de sécurité et d’audit.
• Cookies : durées précisées dans le module de gestion des cookies, dans la limite de 13 mois.

7. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des données en transit et au repos, contrôle des accès par rôles et périmètres, journalisation des actions, sauvegardes et cloisonnement des environnements. Le détail de nos engagements de sécurité est présenté dans notre Trust Center.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès. Vous pouvez exercer ces droits à l’adresse contact@docform.ai. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr). Lorsque le traitement relève d’un de nos clients (section 4), nous transmettons votre demande au responsable de traitement concerné.

9. Cookies

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site sont déposés sans consentement préalable. Les autres cookies ne sont déposés qu’avec votre accord, recueilli via le bandeau de gestion des cookies. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via le lien « Cookies » en pied de page.

10. Évolution de la politique

Nous pouvons faire évoluer la présente politique, notamment pour refléter des évolutions légales ou fonctionnelles du service. La version en vigueur, datée, est publiée sur cette page.

11. Contact

Pour toute question relative à la protection des données : contact@docform.ai.