Migrer ses contrats existants vers un CLM : méthode, OCR et pièges

Commencez par savoir ce que vous possédez. Les contrats sont rarement au même endroit : serveurs partagés, boîtes e-mail, outils de signature, armoires, tableur de suivi, parfois un ancien logiciel.

Dressez la liste de ces sources, avec pour chacune un responsable et un volume approximatif. Un comptage imparfait suffit à ce stade. Il sert à dimensionner le projet et à repérer les zones que personne ne connaît.

Fixez ensuite un objectif simple. Voulez-vous d’abord suivre les échéances, retrouver les contrats, ou préparer une analyse plus large ? La réponse détermine les contrats à traiter en premier et les données à reprendre.

Tout reprendre d’un coup est rarement nécessaire. Une approche par lots permet de corriger la méthode avant de l’étendre.

• Premier lot : les contrats en vigueur à fort enjeu, ou ceux dont une échéance est proche.
• Deuxième lot : les autres contrats en vigueur, par type ou par équipe.
• Troisième lot : les contrats terminés qui doivent rester consultables, avec un niveau de données plus léger.

Décidez aussi de ce qui ne sera pas repris : doublons, projets jamais signés, versions de travail. Cette décision se prend avec le juridique, car un document écarté du nouvel outil n’est pas pour autant un document à détruire.

Une donnée n’a d’utilité que si quelqu’un s’en sert. Définissez une fiche courte, puis ajoutez des champs seulement lorsqu’un usage les justifie. Le socle couvre généralement :

• Identification : type de contrat, intitulé, parties et société du groupe concernée.
• Dates : signature, prise d’effet, fin, et date limite de préavis.
• Renouvellement : aucun, tacite ou exprès, avec la durée du préavis.
• Suivi : statut, responsable interne et équipe concernée.
• Lien entre documents : contrat initial, avenants et annexes.
• Spécifique : montant, indice de révision ou autre information propre à vos activités.

Écrivez une règle pour chaque champ. Comment saisir une société en cas de changement de dénomination ? Quelle date retenir quand un avenant modifie le terme ? Sans règle, deux personnes rempliront la même fiche différemment. Le filtre ou le rappel que vous attendez reposera alors sur des données incohérentes.

L’OCR, ou reconnaissance optique de caractères, transforme l’image d’un document en texte. Il rend un scan consultable et exploitable. Il ne comprend pas le contrat : cette étape relève de l’extraction, qui vient après.

Sa qualité dépend du document. La documentation de Google Document AI, par exemple, recommande au moins 200 dpi et indique que 300 dpi et plus donnent généralement les meilleurs résultats. Elle signale aussi que la réduction de taille des formats avec perte, comme le JPEG, peut dégrader la précision, et que celle-ci dépend de la qualité de l’écriture pour les documents manuscrits. Ces repères valent pour cet outil et varient selon les produits.

Dans un portefeuille réel, les cas difficiles sont connus :

• les copies de copies et les télécopies anciennes ;
• les pages de travers ou mal cadrées ;
• les mentions manuscrites, les dates ajoutées à la main et les signatures qui recouvrent le texte ;
• les tampons et les annotations dans les marges ;
• les tableaux de prix et les annexes en petits caractères.

La bonne pratique est donc de tester avant de décider. Prenez un échantillon qui reflète la diversité du fonds, y compris les pires documents, et regardez ce qui en ressort.

Une extraction automatique fait gagner du temps sur la lecture, mais elle peut se tromper. Le contrôle fait partie de la méthode, et il doit être prévu dans le planning.

• Adapter le contrôle à l’enjeu. Les contrats sensibles sont vérifiés un par un. Les contrats courants peuvent l’être par échantillon, si l’équipe l’accepte.
• Vérifier en priorité les champs qui déclenchent une action. Une date de fin ou un préavis erroné fausse directement le rappel qui en dépend.
• Mesurer sur votre échantillon. Notez les erreurs par champ et par type de document. Ce résultat vaut mieux qu’un taux annoncé en général.
• Confronter au texte source. La valeur doit pouvoir être comparée au passage du contrat dont elle provient.

Portez une attention particulière aux formules qui demandent un calcul, comme un préavis exprimé en mois avant une date anniversaire. La décision de retenir ou non une valeur reste à votre équipe.

• Les avenants oubliés. Une date de fin lue dans le contrat initial peut avoir été modifiée depuis. Le texte applicable se lit avec tous ses avenants.
• Les contrats incomplets. Annexe manquante, exemplaire non signé, conditions générales absentes : relevez-le plutôt que de le masquer.
• Les contrats déjà terminés. Sans vérification, ils alimentent les rappels et faussent les statistiques.
• Les droits d’accès oubliés. Des contrats de travail ou des dossiers sensibles ne doivent pas devenir visibles pour tous à l’occasion de l’import.
• La double saisie. Si l’ancien tableur continue à vivre après la bascule, deux références coexistent. Fixez une date à partir de laquelle il n’est plus mis à jour.
• Le stock sans le flux. Reprendre l’existant ne suffit pas. Décidez comment chaque nouveau contrat signé rejoindra l’outil, y compris ceux signés ailleurs.

Ne détruisez rien par réflexe. Scanner un contrat pour le rendre consultable est une chose. Remplacer l’original en est une autre.

L’article 1379 du Code civil prévoit que la copie fiable a la même force probante que l’original, et que la fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Une copie est présumée fiable, jusqu’à preuve du contraire, si elle reproduit à l’identique la forme et le contenu de l’acte et si son intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à un décret. Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée.

Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 précise ce procédé pour la copie électronique : informations sur le contexte de numérisation, tests de qualité, empreinte électronique, conservation des traces et documentation. L’import d’un scan dans un logiciel ne suffit donc pas, à lui seul, à remplir ces conditions.

Les contrats contiennent aussi des données personnelles. Si un prestataire les traite pour votre compte, l’article 28 du RGPD impose un contrat ou un autre acte juridique. Vérifiez ce point et la liste des sous-traitants avant l’import.

Docform importe vos contrats en masse dans la contrathèque, hébergée en France. L’OCR rend lisibles les PDF scannés, puis l’IA propose les parties, les dates, la durée et le préavis. Vous voyez le passage d’où vient chaque valeur, et votre équipe valide.

Les dossiers, les tags, les attributs personnalisés et les droits organisent ensuite le portefeuille. Le déploiement peut commencer par un périmètre ciblé, et la migration fait partie de l’accompagnement. Les données restent exportables en Excel ou en CSV. La page Confiance détaille les sous-traitants et le cadre RGPD.