Logiciel de gestion des contrats : le cahier des charges à télécharger

Le cahier des charges sert d’abord à vous mettre d’accord en interne. Il oblige le juridique, les métiers, la DSI et le DPO à formuler leurs besoins avant de rencontrer les éditeurs.

Il sert ensuite à comparer. Lorsque chaque éditeur répond aux mêmes questions, les écarts deviennent visibles, et la décision repose moins sur la qualité de la démonstration.

Un document court, lié à vos cas réels, sera mieux utilisé qu’une longue liste de fonctionnalités. Si tout est obligatoire, plus rien ne permet de départager les réponses. Pour la démarche complète, consultez notre article sur le choix d’un logiciel CLM.

Quelques éléments de contexte permettent aux éditeurs de répondre juste, et de chiffrer sur une base réaliste :

• Votre objectif. Le problème à résoudre en premier, en une phrase, et le résultat attendu.
• Votre portefeuille. Les types de contrats, le volume annuel, le stock à reprendre et la part de documents scannés.
• Vos acteurs. Qui rédige, valide, négocie, signe et suit les contrats, et combien de personnes par rôle.
• Vos outils. CRM, messagerie, stockage, signature et annuaire d’entreprise.
• Vos contraintes. Secteur, politique d’hébergement, exigences d’un texte ou d’un contrat, langues et calendrier.

Ajoutez deux ou trois scénarios réels, anonymisés si besoin. Ils seront rejoués pendant les démonstrations et donneront plus d’informations qu’une réponse écrite.

Suivez le cycle de vie du contrat, et demandez une démonstration pour les points qui comptent le plus :

• Rédaction. Comment sont gérés les modèles, les variables, les questionnaires et les blocs conditionnels ? Un clausier existe-t-il ? Qui peut modifier un modèle validé ?
• Validation. Peut-on définir des circuits par type de contrat, avec un ordre et des règles d’approbation ? Où chaque décision est-elle conservée ?
• Négociation. Comment la contrepartie accède-t-elle au document ? Le suivi des modifications et la comparaison des versions fonctionnent-ils avec des fichiers Word ?
• Signature. Quels niveaux de signature sont proposés au sens du règlement eIDAS : simple, avancée, qualifiée ? Que contient le dossier de preuve, et où est-il conservé ?
• Contrathèque. Quelles recherches sont possibles, en texte intégral comme par attribut ? Peut-on créer ses propres champs et limiter l’accès par dossier ?
• Suivi. Sur quelles dates peut-on poser un rappel ? Qui le reçoit ? Comment une tacite reconduction ou un préavis sont-ils représentés ?
• IA. Quelles tâches sont couvertes ? Les résultats citent-ils leur source ? Peut-on configurer ses règles d’analyse ? Qui valide les données extraites ?
• Intégrations. Quels connecteurs sont disponibles aujourd’hui, et que font-ils exactement ? Une API documentée existe-t-elle ?

Ce volet se rédige avec la DSI et le DPO. Demandez des documents plutôt que des déclarations.

• Hébergement. Où sont stockés les contrats, les sauvegardes et les journaux ? Certains services traitent-ils des données ailleurs, par exemple pour l’envoi des e-mails ?
• Sous-traitants. Quelle est la liste à jour, avec le rôle et le lieu de chacun ? Comment êtes-vous informé d’un changement ? L’article 28 du RGPD encadre ce point.
• Transferts. Des données sortent-elles de l’Union européenne ? Sur quel fondement du chapitre V du RGPD ?
• Chiffrement et accès. Comment les données sont-elles chiffrées, en transit et au repos ? La double authentification et le SSO sont-ils disponibles, et dans quelle offre ?
• Certifications. Quels certificats sont détenus, sur quel périmètre et par quelle entité ? Un référentiel utilisé comme cadre n’équivaut pas à une certification.
• Tests et incidents. Des tests d’intrusion sont-ils réalisés, et à quelle fréquence ? Quelle est la procédure de notification d’un incident ?
• Continuité. Quelle est la fréquence des sauvegardes ? Quels objectifs de reprise sont annoncés, et sont-ils contractuels ?
• IA. Quel modèle est utilisé, chez quel fournisseur et en quel lieu ? Vos contrats servent-ils à entraîner des modèles ? Peut-on désactiver ces fonctions ?

Cette partie détermine le délai réel du projet et une part de son budget.

• Reprise. Quels formats sont acceptés ? Comment sont traités les scans ? Qui contrôle les données extraites, et selon quelle méthode ?
• Paramétrage. Qui transforme vos modèles Word en modèles dynamiques ? Ce travail est-il inclus ?
• Démarrage. Peut-on commencer sur un type de contrat ou une équipe ? Quelles étapes suivent, et qui les pilote ?
• Accompagnement. Quel interlocuteur vous suit après le lancement ? Quels sont les engagements et horaires de support ?
• Temps interne. Combien de temps devront consacrer vos équipes, et à quels moments ?
• Références. Pouvez-vous échanger avec une organisation de taille et de secteur comparables ?

Demandez un planning daté pour votre périmètre, avec ce qui dépend de vous. Un délai annoncé sans cette précision reste difficile à comparer.

La sortie se prépare à l’entrée. Vos contrats et leurs données doivent rester exploitables le jour où vous changerez d’outil.

Le règlement européen sur les données (Data Act), applicable depuis le 12 septembre 2025, donne un cadre aux services de traitement de données, dont son considérant 81 cite le SaaS. Son article 25 prévoit notamment un préavis de deux mois au plus, une période transitoire de principe de trente jours et au moins trente jours pour récupérer les données. Selon son article 29, les frais de changement sont limités aux coûts directs jusqu’au 12 janvier 2027, puis ne peuvent plus être facturés.

Ce cadre ne remplace pas vos questions. Son article 31 prévoit un régime particulier pour certains services sur mesure, et des analyses de cabinets indiquent que les pénalités de résiliation anticipée ne sont pas visées par la suppression des frais. Faites donc préciser :

• Le contenu de l’export. Fichiers d’origine et versions signées, versions intermédiaires, métadonnées, modèles, dossiers de preuve et journal d’audit.
• Le format. Un format ouvert et documenté, et le lien conservé entre chaque fichier et ses données.
• Les conditions. Offre concernée, délai, prix éventuel et assistance.
• La preuve. Comment le dossier de preuve d’une signature reste consultable après votre départ.
• La fin. La suppression des données et sa confirmation, comme le prévoient les règles sur le sort des données en fin de prestation.

Le plus sûr est de demander un export d’essai pendant la sélection, puis de vérifier son contenu.

Demandez à chaque éditeur de qualifier ses réponses avec les mêmes codes. Notre document propose cinq niveaux : disponible en standard, disponible par configuration, développement spécifique, prévu avec une date, ou non disponible.

Classez ensuite vos critères en trois niveaux : indispensable, important et utile. Un indispensable non couvert écarte l’éditeur, sauf décision explicite. Pour les autres, attribuez une note étayée par ce que vous avez constaté.

Comparez enfin le budget sur plusieurs années, avec les mêmes hypothèses de périmètre. Notre article sur le coût d’un CLM liste les postes à faire apparaître dans chaque proposition.

Vous pouvez adresser ce questionnaire à Docform comme aux autres éditeurs. Le Trust Center publie déjà une partie des réponses : hébergement en France sur Microsoft Azure, liste des sous-traitants, chiffrement et sauvegardes. Il précise aussi qu’ISO 27001 est un référentiel utilisé, sans certification revendiquée. Les fonctionnalités par offre figurent sur la page tarifs.